Externen Datenschutzbeauftragten wechseln. DSB wechseln. Datenschutzbeauftragten abberufen.

Externen Datenschutzbeauftragten wechseln: Worauf Sie achten sollten.

Datenschutzbeauftragten wechseln: Haben Sie vor, Ihren externen Datenschutzbeauftragten (DSB) abzuberufen und durch einen anderen Dienstleister zu ersetzen, können Sie das grundsätzlich problemlos tun. Allerdings sollten Sie dabei einige wichtige Details berücksichtigen.

 

Warum Unternehmen einen externen Datenschutzbeauftragten wählen.

Gehören Sie zu den Unternehmern, die sich für einen externen Datenschutzbeauftragten entschieden haben, war für Sie höchstwahrscheinlich mindestens einer der folgenden Gründe maßgebend. Ein externer Datenschutzbeauftragter

  • genießt im Unterschied zu einer betrieblichen Datenschutzfachkraft keinen erweiterten Kündigungsschutz, der erst ein Jahr nach Ende der betrieblichen Tätigkeit abläuft. Er arbeitet auf der Basis eines Vertrages, der eine Kündigungsfrist enthält.
  • ist mit überschaubaren Kosten verbunden. Sämtliche seiner Aufgaben, Kompetenzen und die für seine Tätigkeit anfallenden Kosten sind in diesem Vertrag festgehalten. Und diese Kosten sind oft wesentlich niedriger als die einer internen Datenschutzfachkraft.
  • haftet für während seiner Tätigkeit entstandene Fehler voll umfänglich und verfügt daher über eine spezielle Betriebs- und Vermögensschadenhaftpflichtversicherung.
  • muss sich wie ein interner DSB regelmäßig fortbilden und über die neuesten Gesetzesänderungen Bescheid wissen. Er trägt die Kosten für Reise, Fortbildung, Übernachtung und Unterrichtsmaterialien selbst. Darüber hinaus achtet er schon von sich aus auf eine regelmäßige Weiterbildung, um gegenüber der Konkurrenz bestehen zu können.
  • kann seiner Verpflichtung dem Betrieb gegenüber nachkommen, ohne dass es Interessenkonflikte gibt. Er trifft seine Entscheidungen allein auf der Basis von Fakten und unabhängig.
  • kennt sich in diversen Branchen aus und verfügt über die entsprechenden Erfahrungen.

 

DSB wechseln: Wann Sie Ihren Datenschutzberater ersetzen sollten.

Haben Sie sich als Unternehmer aus einem der genannten Gründe für einen externen Anbieter entschieden, kann es trotzdem passieren, dass Sie Ihren externen Datenschutzbeauftragten abberufen müssen. Ist die Position in Ihrem Betrieb gesetzlich vorgeschrieben, haben Sie dabei verschiedene Dinge zu beachten, um die Rechte des bisher für den Datenschutz Verantwortlichen nicht zu verletzen. Für den Ersatz dieses DSB kann es diverse Gründe geben.

 

Mögliche Gründe, um den DSB zu wechseln:

Seine Beratungsleistung entspricht nicht den Erfordernissen Ihres Betriebes. Weil die Bezeichnung Datenschutz-Beauftragter gesetzlich nicht geschützt ist, kann jeder eine solche Dienstleistung anbieten, ohne eine entsprechende Qualifikation zu haben. So gibt es beispielsweise diverse Anbieter, die lediglich eine mehrtägige Fortbildung absolviert haben. Sie verfügen weder über das nötige technische noch juristische Know-How, um ihre berufliche Aufgabe angemessen erfüllen zu können. Daher stellen Unternehmer oft erst lange nach der Bestellung fest, dass ihr Datenschutzberater über unzureichendes Fachwissen verfügt.

Er ist infolge seiner ungenügenden technischen und/oder juristischen Fachkenntnisse nicht imstande, Datenschutzlücken zu erkennen und die optimal geeignete Lösung zu präsentieren. Derartige Dienstleister bagatellisieren Datenschutzprobleme oder stimmen vorschnell unpassenden Lösungen zu. Auch wenn sich ein qualifizierter Datenschutzberater nicht bei jedem Lösungsvorschlag durchsetzt, ist er in der Lage, innerhalb des vorgegebenen Rahmens notwendige Datenschutzverbesserungen vorzunehmen, die dem ursprünglichen Vorschlag möglichst nahe kommen. Und dafür sind eine allgemeinjuristische Ausbildung und profunde Technikkenntnisse erforderlich.

Seine Dienstleistung erweist sich im Nachhinein als zu teuer. Rechnet Ihr externer Datenschutzberater nicht transparent genug ab, indem er beispielsweise pauschale Leistungen des Öfteren „unvorhergesehen“ höher ansetzt, sollten Sie einen neuen Datenschutzbeauftragten bestellen. Auch bei einer nicht präzise genug beschriebenen Leistung ist es ratsam, ihn gegen einen anderen Anbieter auszutauschen.

 

DSB wechseln: Weitere Gründe für einen Austausch des Datenschutzberaters.

Mitunter können auch andere Ursachen beim externen Datenschutzbeauftragten Wechseln maßgebend sein:

Der DSB ist zeitlich überfordert. Kurz vor Inkrafttreten der neuen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) erschienen unzählige Anbieter, die die Beratungen allein oder nur mit wenigen Angestellten durchführten. Sie erhielten wegen ihrer niedrigen Preise viele Aufträge, konnten diesen aus personellen Gründen aber nicht mit der entsprechenden Sorgfalt nachkommen. Infolgedessen kam es zur Nichterfüllung der vertraglich vereinbarten Leistung oder falschen Beratung.

Die Beratung erfolgt per Callcenter. Haben Sie bei Ihrem Dienstleister keinen festen Ansprechpartner, sollten Sie besser Ihren externen Datenschutzbeauftragten wechseln. Denn die in einem Callcenter beschäftigten Mitarbeiter sind oft weniger qualifiziert, kennen ihre Kunden meist nicht genau und geben nur pauschale Ratschläge, die den tatsächlichen Datenschutzanforderungen nicht genügen.

Er unterliegt einem Interessenkonflikt. Eine Datenschutzfachkraft muss ihre Entscheidungen fachlich fundiert und unabhängig treffen. Haben Sie einen Vertrag mit einem Dienstleister, der Ihnen Datenschutz- und IT-Lösungen aus einer Hand bietet, sollten Sie diesen Datenschutzbeauftragten abberufen.

 

Wie Sie Ihren externen Datenschutzbeauftragten ersetzen können.

Möchten Sie Ihren externen Datenschutzbeauftragten austauschen, können Sie dies verglichen mit einer internen Datenschutzfachkraft mit weniger Aufwand tun. Allerdings ist es ratsam, dafür zu sorgen, dass es bis zum neuen Datenschutzbeauftragten Bestellen in Ihrem Unternehmen keine Probleme mit dem Datenschutz gibt. Dazu gehen Sie am besten folgendermaßen vor:

 

  1. Sie achten bei Ihrer Suche darauf, dass der neue Dienstleister Ihnen keinen Grund zu einem weiteren Anbieterwechsel liefert, und dass sich sein Vertragsbeginn nahtlos an das Vertragsende des bisherigen Dienstleisters anschließt.
  2. Sie kündigen den Dienstleistungsvertrag, um den bisherigen Datenschutzbeauftragten abberufen zu können. Damit der Nachfolger rechtzeitig seine Arbeit aufnehmen kann, müssen Sie die vertraglichen Kündigungsfristen einhalten.
  3. Anschließend können Sie Ihren neuen Datenschutzberater bestellen. Dies geschieht an dem Tag, der auf das Vertragsende der bisherigen Datenschutzfachkraft, also auf den ersten Tag des neuen Dienstleistungsvertrages, folgt. Vermeiden Sie aus rechtlichen Gründen eine zeitliche Überschneidung, weil jeder Betrieb nur einen einzigen Datenschutzberater haben darf.
  4. Überschneidet sich die fachliche Unterstützung durch den neuen Anbieter mit dem Vertrag des bisherigen und ist das den neuen Datenschutzbeauftragten Bestellen erst später wirksam, können Sie zwar eine geregelte Übergabe vereinbaren. Diese könnte aber wegen der Gründe, die zum Vertragende führten, mit Problemen verbunden sein.

 

Nach dem Wechsel des Datenschutzbeaufttragten.

Diese Schritte folgen auf das Datenschutzbeauftragten Austauschen:

  1. Sie melden den Anbieterwechsel der zuständigen Aufsichtsbehörde.
  2. Sie aktualisieren die betreffenden betrieblichen Unterlagen. Dies betrifft den Austausch der Kontaktdaten und sämtlicher Verweise auf den DSB. Vergessen Sie dabei nicht die auf Ihrer Website befindlichen Datenschutzhinweise sowie bestehende Datenschutzkonzepte und Regelungen. Setzen Sie darüber hinaus Ihre Geschäftspartner und Auftraggeber über das externe Datenschutzbeauftragten Ersetzen in Kenntnis: Sie sind verpflichtet, diese über den Austausch ihres Ansprechpartners zu informieren.
  3. Haben Sie Ihren Datenschutzbeauftragten abberufen, haben Sie das Recht, die Ihnen laut Vertrag zustehenden Unterlagen von Ihrer bisherigen Datenschutzfachkraft zurückzufordern. Weil auch diese zur Aufbewahrung von Daten verpflichtet ist, darf sie nicht einfach auf Ihren Wunsch hin pauschal alle Daten löschen.
  4. Möchten Sie Ihren Datenschutzbeauftragten austauschen, müssen Sie ihm außerdem zum Vertragsende alle übertragenen Zugriffsrechte und Arbeitsmittel entziehen, über die er später einen erneuten Zugriff auf Ihre Daten erhalten könnte. Vergessen Sie beim externen Datenschutzbeauftragten Ersetzen auch den Remote-Zugriff nicht. Möchten Sie Ihren externen Datenschutzbeauftragten wechseln, lassen Sie unbedingt auch die bisherigen E-Mail-Adressen löschen. Nach dem Datenschutzbeauftragten Austauschen müssen Sie auch die Zugangsberechtigung des ehemaligen Anbieters zu Ihrem Unternehmen deaktivieren und dem Pförtner, falls vorhanden, diesbezüglich Anweisung geben. Darüber hinaus muss Ihr scheidender DSB sämtliche seinerzeit überlassenen Arbeitsmaterialien und Schlüssel abgeben.

 

Wie Sie den geeigneten externen Datenschutzberater finden.

Möchten Sie Ihren externen Datenschutzbeauftragten ersetzen, sollte der neue Kandidat unbedingt eine juristische Ausbildung mitbringen. Der Grund: Die Datenverarbeitung muss in Ihrem Betrieb nicht nur entsprechend der DSGVO erfolgen, sondern auch mit allen anderen rechtlichen Regelungen konform sein. So sind beispielsweise im Marketing wettbewerbsrechtliche Bestimmungen und bei Datenschutzverträgen zivilrechtliche Vereinbarungen zu Vertragsstrafen und Haftung betroffen. Um aufkommende Probleme fachlich einschätzen zu können, sollte Ihr neuer externer Datenschutzbeauftragter entsprechend zertifiziert sein, beispielsweise durch eine TÜV Zertifizierung.

Weil Datenschutz nicht nur auf nationaler Ebene abläuft, beherrscht Ihre neue Datenschutzfachkraft idealerweise wenigstens die Sprachen Ihrer wichtigsten Absatzmärkte. Möchten Sie einen neuen Datenschutzbeauftragten bestellen, sollte Sie dieser lediglich in Fragen des Datenschutzrechts beraten. Andere juristische Beratungsleistungen dürfen ausschließlich von Rechtsanwälten erbracht werden. Daher müssen Sie in diesen Fällen einen Rechtsanwalt hinzuziehen.

Ebenfalls wichtig ist, dass der neue für den Datenschutz in Ihrem Unternehmen Verantwortliche Ihr dauerhafter Ansprechpartner ist. Beauftragen Sie unter keinen Umständen ein Callcenter mit dieser sensiblen Aufgabe. Und auch keinen Anbieter, der die Kontakte zu Ihrer Firma über einen Strohmann herstellt. Wollen Sie Ihren bisherigen externen Datenschutzbeauftragten ersetzen, werfen Sie am besten einen Blick auf die Preiskalkulation der in die engere Auswahl gezogenen Anbieter. Individuelle Kalkulationen nach Aufwand sollten monatlich erfolgen und an Kriterien wie Branchenzugehörigkeit, Betriebsgröße und Aufstellung des Betriebes orientiert sein. Sortieren Sie Anbieter aus, die sich Ihnen mit unklar formulierten Datenschutz-Dienstleistungen präsentieren: Manche Aufgaben dürfen Datenschutzbeauftragte aus juristischen Gründen nicht übernehmen.

Handelt es sich um einen Dienstleister mit monatlichem Festpreis, sollte er Ihnen rechtzeitig mitteilen, wenn er die mit Ihnen vereinbarten Leistungen nicht im vorgegebenen preislichen Rahmen erbringen kann. Und natürlich erst nach Ihrer Freigabe durchführen und in Rechnung stellen. Obsolet sind auch versteckte Kosten. Weil auch Datenschutzberater bzw. Datenschutzbeauftragte einmal unpässlich sein können, achten Sie bei der Wahl Ihres neuen DSB darauf, dass er im Ausnahmefall vorübergehend durch eine Person mit gleicher Qualifikation und Erfahrung ersetzt wird. Dies ist beispielsweise bei Rechtsanwaltskanzleien, in denen alle Mitarbeiter diesbezüglich qualifiziert sind, der Fall.

Möchten Sie Ihren bisherigen Datenschutzbeauftragten ersetzen, sollte der Anbieter Ihnen keinesfalls vollständige Umsetzung zusagen, weil er unabhängig bleiben muss. Er darf Ihnen als der für den Datenschutz verantwortlichen Person diese Aufgabe nicht abnehmen. Sagt er Ihnen einen Erfolg zu, der gleichzeitig von ihm kontrolliert wird, ist das unzulässig. Achten Sie bei der Wahl Ihres externen DSB auch darauf, dass er entsprechend versichert ist, sogar in Bezug auf immaterielle Schäden. Zudem sollten Sie auf die entsprechende Zertifizierung oder eine Fachanwaltschaft im IT-Recht achten.

 

Wie das Datenschutz-Audit durchgeführt werden sollte.

Was das Audit neuer Kunden angeht, sollte dieses auf keinen Fall mit Standardfragebögen vorgenommen werden. Die derart gewonnenen Informationen sind unvollständig und stellen die technischen Anforderungen Ihres Betriebes und die Spezifika Ihres Unternehmens oder Ihrer Branche nicht realistisch dar. Lassen Sie Ihren Betrieb aber durch dazu berechtigte und dafür ausgebildete Mitarbeiter eines seriösen Anbieters auditieren. Die Ergebnisse des Audits können Sie anschließend in einem speziellen Bericht mit datenschutzrechtlichen Handlungsempfehlungen nachlesen.

 

Rechtsanwalt als externer Datenschutzbeauftragter / Datenschutzberater.

Sind Sie sicher, dass Sie Ihren Datenschutzberater durch einen besseren ersetzen wollen, können Sie diesen auch online unter

https://www.netsolutions.koeln/externern-datenschutzbeauftragten-online-buchen/

buchen und bestellen. Ich bin u.a. Rechtsanwalt für Datenschutzrecht sowie TÜV-zertifizierter externer Datenschutzbeauftragter und TÜV-zertifizierter Datenschutzauditor. Gerne berate ich Sie über meine Firma Netsolutions als zertifizierter externer Datenschutzbeauftragter (TÜV). Von mir erhalten Sie kompetente Hilfe bei sämtlichen Fragen rund um die DSGVO, wenn Sie sich nicht sicher sind

  • ob Ihr Betrieb einen Datenschutzbeauftragten benötigt;
  • ob eine interne oder eine externe Datenschutzfachkraft für Ihr Unternehmen die bessere Lösung ist;
  • wie Sie die DSGVO ohne Datenschutzberater umsetzen können und
  • ob die auf Ihrer Webseite veröffentlichte Datenschutzerklärung ausreichend ist.

Sollten Sie bereits einen Datenschutzbeauftragten haben (egal ob intern oder extern), gebe ich diesem auf Wunsch gern juristische Unterstützung in Datenschutzfragen. Diese Rechtsberatung kann auch telefonisch oder per Skype erfolgen, wenn Sie lediglich einige Fragen haben. Den Link hierzu finden Sie hier:

Erste Hilfe im Datenschutz vom Anwalt

 

Telefonische Erstberatung und Buchen von Datenschutz-Paketen.

Wissen Sie noch nicht, ob Sie für Ihr Unternehmen einen externen DSB benötigen, erhalten Sie von mir eine kostenfreie Erstberatung per Telefon. Insbesondere Kleinunternehmen fragen sich seit dem Inkrafttreten der DSGVO, ob sie gesetzlich verpflichtet sind, einen eigenen Datenschutzbeauftragten zu haben. Denn inzwischen müssen diverse Firmen entsprechend Art. 37 DSGVO und § 38 des Bundesdatenschutzgesetzes einen solchen bestellen.

 

DSB finden – Kostenlose Einschätzung

Sie erfahren in einem etwa 10-minütigen Telefonat von mir, ob Sie für Ihr Unternehmen ebenfalls diesbezügliche Vorkehrungen treffen müssen. Dazu legen Sie einfach das Produkt „Externen DSB finden – Kostenlose telefonische Einschätzung zur Bestellungspflicht eines Datenschutzbeauftragten (DSB)“ in Ihren Warenkorb, gehen zur Kasse und hinterlegen dort Angaben wie Anzahl Ihrer Mitarbeiter, Festnetz-Rufnummer und Ihren Terminwunsch. Ich rufe Sie dann zum jeweiligen Termin zurück und gebe Ihnen die erforderlichen Informationen.

 

Externen DSB bestellen für 24 Monate, 22 Monate zahlen.

Sind Sie sicher, dass Sie einen neuen Datenschutzbeauftragten bestellen müssen, können Sie das benötigte Paket „Externen DSB bestellen 24 Monate“ ebenfalls bei mir online anfordern. In diesem Fall erhalten Sie ein 24-Monats-Paket, bei dem Sie sogar zwei Monate gratis bekommen.

 

Beratung zur DSGVO.

Wünschen Sie eine Beratung zur DSGVO, können Sie das Beratungspaket „Frag einen Datenschutzbeauftragten“ in Anspruch nehmen. Im Anschluss erhalten Sie in einem etwa 30-minütigen Telefonat eine entsprechende Beratung.

 

Audit.

Geht es darum, ein Audit zum Thema DSGVO zur Sensibilisierung Ihrer Mitarbeiter für das Thema Datenschutz durchzuführen und ihnen wichtige Informationen zur DSGVO zu vermitteln, steht Ihnen das Paket „DSGVO Mitarbeiterschulung“ zur Verfügung.

 

Externer Datenschutzbeauftragter bestellen LIGHT / BASIS.

Bei Inanspruchnahme des „Externen Datenschutzbeauftragten bestellen (LIGHT/BASIS)-Pakets“ erhalten Sie 24 Monate lang für einen monatlichen Pauschalbetrag von lediglich netto 60,00 EUR (71,40 EUR inkl. 19% MwSt.) datenschutzrechtliche Unterstützung durch einen TÜV-zertifizierten DSB. Egal wo in Deutschland sich Ihre Firma befindet. Dieses Datenschutz-Dienstleistungsangebot bezieht sich auf Betriebe mit maximal 30 Personen inklusive Geschäftsleitung und kann auf Wunsch länger als 24 Monate laufen.

 

DSB LIGHT / BASIS – Optionen zubuchbar.

Natürlich umfasst die monatlich pauschal abgerechnete Dienstleistung außer einer Kurzanleitung verschiedene Muster, die Sie sich individuell anpassen können wie beispielsweise eine Datenschutzerklärung für Ihre eigene Webseite. Buchen Sie ein solches Paket, kann ich Sie, falls nicht anders vereinbart, als Verantwortlichen für den Datenschutz in Ihrem Unternehmen bezüglich der Einhaltung der DSGVO informieren, beraten und überwachen. Darüber hinaus bin ich Ansprechpartner für die zuständigen Aufsichtsbehörden. Möchten Sie zusätzliche Leistungen wie ein telefonisches Audit, Schulungen, eine telefonische Datenschutzberatung oder Vor-Ort-Termine, können Sie diese nach Bedarf zubuchen. Darüber hinaus sind auch individuelle Vereinbarungen möglich. So behalten Sie die Kontrolle über Ihre Kosten.

 


++ Preistipp ++  
60 EUR (zzgl. 19% MwSt.) / Monat 149 EUR (zzgl. 19% MwSt.) / Monat

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Externer Datenschutzbeauftragter BASIS bzw. LIGHT für netto 60 € je Monat

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